Digitale Unternehmensstrukturen
Wir bringen der KI Ihr Unternehmen bei.
Ein Firmengehirn mit dem Wissen Ihres Betriebs. Daran Ihre Prozesse. Daran KI-Mitarbeiter mit eigener Stelle, eigener Zuständigkeit und eigenem Gedächtnis. Sie führen, die KI bereitet vor – freigegeben wird von einem Menschen.
„Wir haben KI ausprobiert. Gebracht hat es wenig.“
Diesen Satz hören wir in fast jedem Erstgespräch. Meistens hat der Betrieb alles richtig gemacht – und trotzdem nichts gewonnen. Das liegt selten an der KI.
Was Betriebe erleben
- Jede Aufgabe muss neu erklärt werden – jedes Mal von vorn.
- Ergebnisse, die erst korrigiert werden müssen, bevor sie jemand verwenden kann.
- Noch ein Abo, noch eine Einarbeitung, noch ein Werkzeug neben den anderen.
- Einzelne gewinnen Zeit. Der Betrieb merkt davon nichts.
- Nach drei Monaten rührt es niemand mehr an.
Woran es liegt
- Das Werkzeug kennt Ihren Betrieb nicht: nicht Ihre Preise, nicht Ihre Abläufe, nicht die Vorgeschichte des Kunden.
- Es hat kein Gedächtnis. Was Sie gestern erklärt haben, ist heute wieder weg.
- Es hat keine Zuständigkeit. Ein Werkzeug wartet, bis jemand es aufruft.
- Das Wissen bleibt im Chatverlauf einzelner Personen – und geht mit ihnen.
- Niemand prüft das Ergebnis außer der Person, die es gerade braucht.
Es ist fast nie ein KI-Problem. Es ist ein Einsatz-Problem.
Die nächste Stufe ist die, in der Menschen KI-Mitarbeiter führen.
Die Stufe davor hat Maschinen vernetzt und Abläufe automatisiert. Diese hier ist keine Technikfrage mehr, sondern eine Führungsfrage: Wer sagt der KI, was das Unternehmen ist, wie es arbeitet und wo die Grenze verläuft?
„Wir bringen der KI Ihr Unternehmen bei.“
Wer KI als Werkzeug einführt, bekommt ein Werkzeug. Wer sie als Stelle einführt, bekommt einen Betrieb. Der Unterschied liegt nicht in der Technik – er liegt darin, dass eine Stelle eine Aufgabe hat, einen Vorgesetzten, eine Einarbeitung und eine Probezeit.
Das ist eine Disziplin, die der inhabergeführte Mittelstand seit Jahrzehnten beherrscht: Menschen einstellen, einarbeiten, führen, Feedback geben, entscheiden. Genau dieses Handwerk wenden wir auf KI-Mitarbeiter an. Nur dass die Einarbeitung Tage dauert statt Monate – und dass niemand kündigt.
Wir haben das nicht am Reißbrett entwickelt. Wir waren vor zwei Jahren fünfzehn Menschen und sind heute vier. Der Anlass war unsere eigene Lage, nicht eine Produktidee. Was daraus entstanden ist, führen wir seither täglich – und bieten es erst an, seit es bei uns selbst trägt.
Firmengehirn, Prozesse, Stellen – in dieser Reihenfolge.
Die meisten Einführungen beginnen beim Werkzeug. Wir beginnen beim Wissen. Erst wenn das Unternehmen beschrieben ist, kann eine Stelle daran arbeiten.
KI-Stelle Mensch – entscheidet Die Bahnen sind die Prozesse.
Vier Ebenen, von innen nach außen
Das Firmenwissen gehört dem Unternehmen – nicht dem Werkzeug und nicht dem Mitarbeiter, der irgendwann geht. Es liegt in der Mitte, und jede Stelle greift nach ihrer Rolle darauf zu: Die Buchhaltung sieht Konten und Fristen, der Vertrieb Preise und Kundenhistorie, der Justiziar die Verträge.
- Das FirmengehirnIhr Firmenwissen als geprüfte Karten: Preise und Kalkulationsregeln, Abläufe, Verträge, Kundenhistorie, die Eigenheiten Ihres Gewerks. Einmal sauber beschrieben, freigegeben nach Rolle und Vertraulichkeit.
- Die ProzessstrukturenDaran hängen Ihre Abläufe: wer was in welcher Reihenfolge tut, wo geprüft wird, wer freigibt und was passiert, wenn etwas nicht stimmt.
- Die StellenAn den Prozessen hängen die Stellen – KI-Mitarbeiter und Menschen nebeneinander, jede mit fester Zuständigkeit und einem Vorgesetzten. Jede KI-Stelle hat ihr eigenes kleines Gehirn.
- Die WerkzeugeGanz außen liegt, was die Arbeit braucht: der Arbeitsplatz, das CRM, die Disposition. Werkzeuge sind das Letzte, was wir anfassen – nicht das Erste.
Eine Stelle ist kein Werkzeug.
Ein Werkzeug wartet, bis jemand es aufruft, und vergisst das Gespräch beim Schließen des Fensters. Eine Stelle hat eine Aufgabe, eine Zuständigkeit, einen Vorgesetzten und eine Personalakte – und sie erinnert sich.
Jede Stelle hat ein eigenes kleines Gehirn
Neben dem Firmengehirn – dem allgemeinen Firmenwissen, auf das jede Stelle nach ihrer Rolle zugreift – führt jede KI-Stelle einen eigenen Speicher in vier Kategorien. Er wächst mit jedem Vorgang und mit jedem Satz, den Sie ihr zurückmelden.
- AufgabenWas diese Stelle zu tun hat und was ausdrücklich nicht. Die Stellenbeschreibung, wie Sie sie einem Menschen auch geben würden.
- ProzesseWie es in Ihrem Betrieb läuft: die Reihenfolge, die Ausnahmen, die Fristen, die Formulare.
- ErfahrungenWas in der Zusammenarbeit gelernt wurde. Dass dieser Kunde keine Anrufe vor zehn Uhr mag. Dass diese Baustelle ohne Genehmigung nicht eingeplant wird.
- FeedbackWas Sie zurückgemeldet haben. Eine Korrektur wirkt dauerhaft, nicht nur im aktuellen Gespräch – das ist der Unterschied, den man nach vier Wochen merkt.
Probezeit und Prüfer
Jede Stelle beginnt mit einer Probezeit. Am Ende steht eine Entscheidung: Bringt sie dem Betrieb etwas – oder nicht? Wir haben in unserem eigenen Haus KI-Stellen wieder aufgelöst, weil die Antwort Nein war. Das gehört zur Führungsaufgabe dazu.
Hinter jedem Macher steht ein Prüfer, und beides ist nie dieselbe Stelle. Nach drei Korrekturschleifen landet ein Vorgang bei einem Menschen statt in der nächsten Runde. Nichts wird ohne die Freigabe eines Menschen aktiv – kein Angebot, keine Buchung, keine Mail.
Drei Stellen aus unserem eigenen Register – als Personalakte
So sieht eine Stelle bei uns aus: mit Aufgaben, Fachkönnen, Persönlichkeit und der Stelle, an der ein Mensch entscheidet. Die persönliche Assistenz, der Vertrieb und die Buchhaltung sind die drei, mit denen die meisten Betriebe anfangen.
Frei werdende Zeit ist eine Führungsentscheidung – keine Kündigungswelle.
Wenn KI-Stellen Routine übernehmen, werden bei Menschen Kapazitäten frei. Was ein Betrieb damit macht, entscheidet er selbst – und die Betriebe, mit denen wir arbeiten, nutzen sie für das, was zu lange zu kurz kam.
Zeit, die zurückkommt
- Das persönliche Gespräch mit Kunden – am Telefon, vor Ort, ohne Blick auf die Uhr.
- Zeit für die eigenen Leute: Einarbeitung, Personalgespräche, Führung statt Verwaltung.
- Entscheidungen, die in der Geschäftsführung liegen bleiben, weil der Tag mit Vorgängen voll war.
Stellen, die es vorher nicht gab
- Ein Sparringspartner für die Geschäftsführung, eine kaufmännische Leitung, ein Justiziar – Fähigkeiten, die sich ein Betrieb dieser Größe sonst nicht leistet und die trotzdem jede Woche fehlen.
- Beratend und vorbereitend, mit klarer Grenze: Sie ersetzen weder Anwalt noch Steuerberater, aber sie verkürzen den Weg dorthin.
- Nichts davon ersetzt einen Menschen im Haus. Es ergänzt, was vorher niemand tat.
Was Betriebe uns erzählen – und was wir darauf antworten.
Vier Sätze, die wir in fast jedem Erstgespräch hören. Wir antworten nicht mit einem Stellenkatalog, sondern mit einer Arbeitsweise – und mit einer ersten Stelle dort, wo bei Ihnen die meisten Stunden liegen.
„Zu viel Verwaltung, zu wenig Zeit.“
Post, Belege, Angebote, Termine – die Stunden, die niemand sieht, weil sie abends und am Wochenende anfallen.
Unsere AntwortEine KI-Stelle, die vorbereitet statt nur zu erinnern: Belege gelesen und abgeglichen, Angebote kalkuliert, Termine mit Vorgeschichte aufbereitet. Sie lesen gegen und geben frei.
„Wir finden keine Leute.“
Stellen bleiben offen, die Arbeit bleibt trotzdem – und die, die da sind, tragen sie mit.
Unsere AntwortNicht Menschen ersetzen, sondern die Arbeit übernehmen, für die niemand zu finden ist. Eine Stelle nach der anderen, mit Probezeit, geführt von Ihren Leuten.
„Das Wissen hängt an einzelnen Köpfen.“
Fällt eine Person aus, steht etwas still. Geht sie, geht das Wissen mit.
Unsere AntwortDas Firmengehirn: Ihr Wissen als geprüfte Karten, dem Unternehmen gehörend – nicht dem Werkzeug und nicht dem Mitarbeiter. Jede Stelle arbeitet damit, jede Korrektur bleibt.
„Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“
KI ist überall Thema – nur für den eigenen Betrieb nicht greifbar. Der erste Versuch hat wenig gebracht.
Unsere AntwortDrei Fragen im Erstgespräch: Welche Arbeit frisst Stunden? Was müsste jemand dafür wissen? Woran merken Sie, dass es sich gelohnt hat? Danach eine schriftliche Einschätzung – auch, wenn sie „noch nicht“ lautet.
Vierzehn Monate lang waren wir unser eigener Kunde.
Wir haben dieses Produkt nicht entworfen und dann verkauft. Wir haben es gebaut, weil wir es selbst brauchten, und vierzehn Monate lang im eigenen Betrieb geführt, bevor wir es überhaupt angeboten haben. Die Zahlen unten sind unser Alltag – fragen Sie im Erstgespräch nach den Quellen.
In diesen vierzehn Monaten haben wir alles einmal falsch gemacht: Stellen zu breit geschnitten, Wissen zu spät gepflegt, Prüfer eingespart. Jeder dieser Fehler steckt heute als Regel im Vorgehen – das ist der eigentliche Wert der Eigenerprobung.
Im selben Zeitraum ist unser Haus von fünfzehn auf vier Menschen gegangen. Wir erzählen das nicht als Versprechen, sondern als Tatsache über uns: Der Anlass war unsere eigene Lage. Was ein Betrieb daraus für sich ableitet, entscheidet er selbst.
Vier Menschen führen dieses System.
Bei uns arbeiten Menschen und KI-Stellen nebeneinander. Diese vier tragen die Verantwortung – im Erstgespräch, in der Umsetzung und für jede Freigabe.
Geschäftsführer der pxMEDIA.de UG (haftungsbeschränkt) und derjenige, der die Stellenbeschreibungen unserer KI-Mitarbeiter geschrieben hat. Er führt sie täglich und weiß deshalb aus eigener Erfahrung, welche Stelle sich trägt und welche nicht. Das Erstgespräch führt er selbst.
Zweiter Geschäftsführer und verantwortlich für das laufende Geschäft. Er prüft jeden Vorschlag daran, ob er im Alltag eines Betriebs standhält – in der Werkstatt, im Büro, am Telefon. Wo eine Idee mehr Aufwand erzeugt als sie abnimmt, sagt er das vor der Umsetzung.
Arbeitet täglich mit generativen Bild- und Filmverfahren und kennt deren Grenzen aus der Produktion, nicht aus Vorträgen. Er baut die Bildsprache unserer Projekte auf und entscheidet, wo ein echtes Foto besser ist als ein erzeugtes.
Baut den Arbeitsplatz und das Firmengehirn – die Systeme, die seit Juli 2025 rund vierhundert Versionen durchlaufen haben. Er verantwortet die Pflichttests, die vor jeder Veröffentlichung laufen müssen, und die Schnittstellen zu den Werkzeugen unserer Kunden.
Wie eine Zusammenarbeit abläuft.
Fünf Schritte, keine Projektphasen mit Nummern. An den lila markierten Punkten entscheiden Sie – und zwar so, dass ein Nein jederzeit möglich bleibt.
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1
Sie Erstgespräch Dreißig Minuten per Video oder in Rostock. Sie erzählen, wo bei Ihnen jede Woche die Stunden verschwinden. Danach bekommen Sie binnen zwei Werktagen eine schriftliche Einschätzung – auch dann, wenn sie „noch nicht“ lautet. Ob daraus etwas wird, entscheiden Sie.
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2
Wir Hospitation und Strategie Wir sitzen bei Ihnen im Betrieb und schauen zu: welche Wege ein Vorgang nimmt, wo er liegen bleibt, wer was von Hand nachträgt. Daraus entsteht ein Fahrplan mit einer klaren Reihenfolge – nicht mit einer Wunschliste.
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3
Wir Arbeitsplatz und Firmengehirn Ihr System wird auf einem eigenen Server in Deutschland eingerichtet. Wir tragen Ihr Firmenwissen ein und beschreiben die Prozesse, an denen später die Stellen hängen. Ohne diese Grundlage arbeitet keine Stelle sinnvoll.
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4
Sie Die erste Stelle – mit Probezeit Wir fangen mit einer Stelle an, nicht mit zehn: dort, wo bei Ihnen die meisten Stunden liegen. Sie arbeiten drei Monate mit ihr, geben Feedback und entscheiden am Ende, ob sie bleibt. Genauso, wie Sie es bei einem Menschen täten.
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5
Sie Ausbau Erst wenn die erste Stelle trägt, kommt die zweite. Welche das ist, entscheiden Sie anhand dessen, was Sie in den drei Monaten gesehen haben – nicht anhand eines Angebots, das wir vorher geschrieben haben.
30 Minuten, in denen Sie eine ehrliche Einschätzung bekommen.
Per Video oder bei uns in Rostock, mit Michael Selck. Danach bekommen Sie schriftlich, ob und womit sich der Einstieg bei Ihnen rechnet – auch dann, wenn die Antwort „noch nicht“ lautet.
- Kein Verkaufsgespräch, keine Folien.
- Sie erzählen, wo bei Ihnen die Stunden verschwinden.
- Wir sagen, mit welcher Stelle wir anfangen würden – und mit welcher nicht.
- Die schriftliche Einschätzung kommt binnen zwei Werktagen.
Lieber direkt sprechen? 0381 33 700 470